XpanS Pro Force 10, la solution de gestion des dépenses professionnelles dédiée aux entreprises

"Force 10" comme les 10 raisons d'utiliser notre solution de gestion des notes de frais


Force 1 - ATAWAD (Any Time, Any Where, Any Device)*

La solution XpanS a été conçue pour répondre aux exigences grandissantes de la mobilité professionnelle.

Grâce au cloud computing, vous accédez à votre espace personnel 24h/24 et 7j/7, quelque soit l'endroit dans le monde et à partir de n'importe quel support par accès internet.

 

 

En plus de l'accès en mode SAAS, vous bénéficiez d'un accès mobile via nos applications développées sous iOS (Iphone et Ipad) et Android (téléphones et tablettes).

 

 

 

 Une application web mobile a été conçue pour pouvoir se connecter depuis tous autres supports mobiles.

 

*Tout temps, tous lieux, tous supports

 


 Force 2 - Quick start*

XpanS Pro Force 10 garantit une solution "clé en main" en 5 jours maximum afin de réduire les coûts de mise en œuvre.

Une collaboration entre les équipes XpanS et des futurs utilisateurs désignés permet d'échanger des fichiers au format ".CSV" qui serviront d'initialisation de votre base de données.

 

 

 

*Démarrage rapide : formule adaptée aux TPE et PME. Pour les très grosses structures une implémentation en mode projet est fortement recommandée.

 


Force 3 - Sécurité et Auditabilité

Reposant sur une architecture pérenne et sécurisée développée autour des technologies J2EE, tous les moyens techniques ont été mis en oeuvre pour garantir à nos clients la confidentialité et la sécurité d'accès et de traitement de leurs données.

Contrôle et filtrage des accès aux données : firewall, encryptage HTTPS des flux d'information, authentification par identifiant et mot de passe, gestion des profils et droits d'accès ; chaque utilisateur n'a accès qu'aux données qui le concernent et qui lui sont autorisées en fonction de son profil (société, rôle ou fonction).

Hébergement sécurisé des serveurs chez un prestataire spécialisé, avec contrôle des accès physiques aux salles des serveurs et garantie de la disponibilité en terme de bande passante 24h/24, 7j/7, climatisation, sécurité anti-incendies, sécurité anti-intrusion.

Sauvegardes quotidiennes des données de la plate-forme.

Au niveau juridique, une clause de confidentialité est systématiquement intégrée dans tous nos contrats.

La piste d'audit retrace toutes les étapes du processus de validation à la seconde près.

Vous savez qui a fait quoi, et quand.

 

 

 


 Force 4 - Le facteur X*

 

Imaginez-vous recevoir votre note à la fin d'un repas, vous la prenez entre vos mains et vous prenez une photo. Le système de reconnaissance de caractères O.C.R scanne votre note de frais, et un algorithme élaboré remplit les champs pertinents à votre place ... ça, c'est LE FACTEUR X !

Imaginez la possibilité de gérer de façon pertinente chaque type de dépenses (exemple : le type de dépense "cadeaux clients" est réservé aux cadres commerciaux de l'entité de Marseille et ne doit pas excéder 500 euros) ...ça, c'est LE FACTEUR X !

  

 

 

 

Imaginez que certaines dépenses récurrentes soient pré-saisies à 95% grâce à un modèle que vous avez créé ...ça, c'est LE FACTEUR X !

 

 

Imaginez une solution de gestion de frais professionnels à l'ère de la mondialisation capable de gérer plusieurs devises (interface de mise à jour de taux de la banque centrale européenne) et plusieurs langues en temps réel... ça, c'est LE FACTEUR X ! ...

 

*Le "truc" en plus

 


 Force 5 -  Intégration

InterfacesFR3 FR

 

 

 

La solution XpanS Pro Force 10 se veut communicante avec les autres outils du marché.

Que ce soit avec les outils de gestion de la paie, les outils comptables, les interfaces bancaires ou les outils d'interface avec les institutions fiscales locales, la structure de données a été mise en place pour permettre des échanges de fichiers avec tous types de système.  

 

 

 

 

A. Mise à jour des taux de conversion en provenance de la Banque Centrale Européenne (B.C.E).
B. A la demande: Envoi des écritures comptables, alimentation du système de paie, ...
C. A la demande:Mise à jour des objets d'imputations analytiques, notifications de remboursements de frais, ...
D. A la demande: Envoi d'ordres de virements auprès des banques.
E. A la demande: Integration des relevés bancaires.

 

 


 Force 6 - Reporting

Outil de reporting puissant, la version standard de XpanS Pro Force 10 vous offre 13 reports qui permettent d'avoir une visibilité claire et rapide de l'ensemble des frais et une vue panoramique de votre gestion de dépenses professionnelles.

Tous ces reports peuvent être exportables en format ".CSV" ou ".PDF".

Ci-dessous quelques exemples.

Cliquez sur l'image pour agrandir.

Report collecteur
Report de notes de frais sous-totalisées par collecteurs (sociétés, entités juridiques,…)
Report TVA récupérable
Assistant déclaratif pour le calcul automatique de la TVA à récupérer sur les notes de frais.
Report Taxe sur les véhicules de société (TVS)
Report assistant de calcul automatique de la TVS (du 01/10/N-1 au 30/09/N).
Report par objet analytique (version mobile avec vue compressée et décompressée)
Report avec sous-totalisation par objets d’imputations analytiques. Si option budget, possibilité de visualisation du réalisé, du budget et de l’écart.
Report clients/refacturation clients (version mobile avec vue compressée et décompressée)
Report avec sous-totalisation par clients et par clients avec lesquels il existe une convention de refacturation des notes de frais.

 

 


Force 7 - Productivité

Flexibilité du modèle de données :

Grâce à un paramétrage élaboré, c’est vous qui décidez de la politique de gestion de vos notes de frais.

A titre d'exemple, vous pouvez : 

  • Gérer de façon centralisée ou non des avances et régularisations sur frais.
  • Gérer des plafonds avec autorisation ou non de dépassement.
  • Gérer des types d'imputations analytiques (centres de coûts, projets , activité  , produits, contrat , ...).
  • Gérer des budgets sur les objets d'imputation analytique.
  • Définir des types de frais spécifiques dédiés (à un pays, à une société, à une fonction ou à un collaborateur).
  • Définir une ventilation analytique par défaut sur un type de frais.
  • Gérer les attribus du workflow de validation.
  • .....

 Automatisation :

Scannez votre justificatif, le système de reconnaissance O.C.R* renseigne automatiquement les champs pertinents sans aucune saisie de votre part. Il suffira de vérifier les champs renseignés par le système et sauvegarder.

Même la saisie manuelle est automatisée grâce aux notes de frais modèles conçues pour récupérer automatiquement des informations renseignées lors du paramétrage (imputation analytique, mode de paiement, client, ...).

Il faut ajouter à cela, le calcul automatique de automatique des distances (en renseignant les adresses de départ et d'arrivée) et le calcul automatique des indemnités kilométriques basées sur les barèmes en vigueur selon votre implantation géographique.

Notifications :

L'évolution du statut d'une note de frais génère un envoi automatique d'une notification sur le support mobile et/ou un envoi d'email aux utilisateurs impliqués dans le processus de remboursement.

 

Identification des tiers prestataires: 

Que ce soit en saisie manuelle, ou lors du scan par reconnaissance de caractères, l'identification des tiers prestataires dans le reporting vous aidera en cas de négociations pour d'éventuels partenariats commerciaux.

Assistant déclaratif :

XpanS Pro Force 10 vous assiste dans vos déclarations fiscales liées aux remboursements de frais de déplacements. Le système permet d'automatiser le calcul de la TVA à récupérer, ou le calcul de la TVS (taxe sur les véhicules de société ).

 *Reconnaissance de caractères en 6 secondes maximum dans de bonnes conditions photo et connexion (3G,4G ou wifi)


Force 8 - Exploitabilité des données

 Vos données sont exploitables grâce aux exports en format ".CSV"...

 

 

 

 

 

 

 

...ou en format  ".PDF".

 

 

D'autres formats (.TXT, .XML,…) peuvent être adaptés si besoin.

 

 

 


Force 9 - Des utilisateurs satisfaits

Côté déclarants

  • - Ne stressez plus à l'idée de consacrer de longues heures devant votre PC pour saisir vos notes de frais.
  • - XpanS Pro Force 10 facilite la déclaration en temps réel sur WEB SAAS et mobiles.
  • - Votre saisie est automatisée (O.C.R, modèles de notes de frais, pré remplissages et calculs automatiques).
  • - La dématérialisation des justificatifs photo rattachés à la note de frais permet d'anticiper les validations et les remboursements.
  • - Vous êtes notifiés dès que le statut de vos notes de frais évolue.
  • - Vous bénéficiez d'un reporting riche et pertinent sur toutes vos dépenses...
  • -...

Côté valideurs

- La mobilité de XpanS Pro Force 10 facilite la déclaration et la validation en temps réel sur WEB SAAS et mobiles.

- Vous êtes réactifs dans les validations grâce à l'accès aux justificatifs dématérialisés de vos déclarants.

- Vous êtes systématiquement notifiés de vos actions à réaliser.

- Vous êtes aidés dans le respect de la politique interne de gestion des dépenses (dépassement de plafond, dépassement de budget, ...)

- Le reporting de XpanS Pro Force 10 vous offre une vision panoramique des dépenses engagées par vos collaborateurs selon des axes d'analyse que vous avez défini (centres de coûts, projets, produits, zone géographique, contrats clients, clients refacturables, modes de paiements, tiers prestataires,...)

-...

 


Force 10 -  Des coûts maîtrisés et un retour sur l'investissement

Quand on connaît le coût lié au processus de remboursement d'une note de frais par collaborateur, on a vite compris que XpanS Pro Force 10 est "LA" solution qu'il vous faut pour réduire ce poste de charge qui augmente au fil des années avec l’accroissement des déplacements professionnels.

Qu'elle soit forfaitaire ou variable, la tarification dégressive permettra de réduire les coûts en fonction du nombre d'utilisateurs.

 

 

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